A legitimidade de representação estudantil é conferida mediante processo eleitoral que atenda os seguintes requisitos democráticos:

a) Publicidade do processo eleitoral como um todo;

b) Coordenação imparcial de Comissão Eleitoral;

c) Participação efetiva dos discentes, vedado qualquer tipo de restrição para votar ou em quem se pode votar, ou seja, todos os associados devem ter a possibilidade de, querendo, inscrever chapas independentemente de contribuições ou mensalidades para a associação;

d) Eleição democrática, com publicação do edital de convocação de eleição e do regimento eleitoral observando o prazo regimental de, no mínimo, 30 (trinta) dias de antecedência entre a publicação do edital e a realização da eleição. Ainda, a eleição e parte do prazo de inscrição de chapas deve ocorrer em dia letivo, de forma a possibilitar a ampla participação dos alunos associados;

e) Ter a ata de eleição e posse devidamente registrada no competente Cartório de Registros Públicos de Pessoas Jurídicas da Porto Alegre.

As eleições do Diretório Central de Estudantes, Centros Acadêmicos e Diretórios Acadêmicos precisam ser precedidas por um Edital de Convocação de Eleição que deverá conter:

I. a identificação de qual Centro ou Diretório Acadêmico está abrindo processo eleitoral e quais cursos estão abrangidos pelo mesmo;

II. a indicação de onde e como poderão ser feitas as inscrições das chapas e o prazo para tanto;

III. a indicação de quais são os documentos que deverão ser apresentados para a inscrição de cada chapa (Ex.: sugere-se sejam solicitadas cópia de identidade/CPF, comprovante de matrícula atualizado, declaração de intenção dos integrantes de participar da chapa com indicação do nome completo de quem está concorrendo para cada cargo em disputa);

IV. a indicação de qual é o período em que as chapas poderão fazer campanha eleitoral;

V. a indicação da data e horário em que ocorrerá a eleição, constando a previsão do horário de abertura e de fechamento das urnas. Deve ser respeitado o horário de funcionamento da Universidade, sendo que as eleições devem ocorrer dentro deste horário;

VI. a indicação dos nomes e número de matrícula dos integrantes da Comissão Eleitoral, que deverão ser alunos regularmente matriculados no(s) curso(s) abrangido(s) pela associação estudantil que está em processo de eleição;

VII. indicar que o Regimento Eleitoral será disponibilizado aos alunos interessados e para cada chapa que se inscrever;

VII. a indicação de que uma cópia do Regimento Eleitoral juntamente com o Edital de Convocação de Eleição será entregue, mediante protocolo, para o Setor de Relacionamento com a Representação Estudantil (SRRE) da Proiin, que auxiliará na publicação destes documentos.

* Observação: O SRRE atende na sala 222 do Living 360° (prédio 15), das 9h às 18h, de segunda a sexta-feira.

IX. deve ser respeitado sempre o prazo de anterioridade mínima de 30 (trinta) dias em relação à data das eleiçoes, conforme previsto no Artigo 65 do Estatuto da Universidade.

A Comissão Eleitoral deve, ainda, procurar a Proiin com antecedência mínima de 10 (dez) dias antes da data da eleição para tratar do acompanhamento do pleito, definição de locais onde serão instaladas as urnas, solicitação de espaço para contagem de votos (se necessário) e das listas de alunos matriculados. Nesta ocasião, a Comissão Eleitoral deverá indicar os nomes e matrículas dos alunos que atuarão como mesários e fiscais indicados pelas chapas.

Caso seja do interesse da Comissão Eleitoral, o espaço do SRRE está disponível pare realizar reunião prévia a eleição entre Comissão Eleitoral e as chapas inscritas, bastando ser feito contato com o SRRE para agendamento de data e horário.

As eleições devem ocorrer em dia letivo e não coincidente com a época de exames finais (G2).

A responsabilidade de obter as urnas é da Comissão Eleitoral. É possível solicitar o empréstimo de urnas para os Cartórios Eleitorais, o que a Comissão Eleitoral deverá fazer mediante ofício a ser protocolado no Cartório Eleitoral de sua preferência. O Cartório Eleitoral examinará o pedido e responderá para a Comissão Eleitoral.

No caso do Diretório Central de Estudantes – DCE as eleições devem ser com urnas eletrônicas, o que precisa ser solicitado formalmente ao Cartório Eleitoral no mês de novembro do ano que antecede a eleição.

Quando a eleição é com urna eletrônica haverá um treinamento prévio pelo Cartório Eleitoral para utilização dos equipamentos e é necessário o envio prévio dos arquivos eletrônicos com a lista de eleitores pelo SRRE ao Cartório Eleitoral, nome e número das chapas homologadas. Em razão destes detalhes técnicos e formais, inclusive o convênio que é elaborado pelo Cartório Eleitoral e será firmado pela Comissão Eleitoral, é necessário que a Comissão Eleitoral atue de forma diligente e entre em contato com antecedência para que tenha êxito.

A Comissão Eleitoral pode solicitar auxílio da PUCRS, via SRRE – Proiin, na retirada e devolução das urnas, devendo acompanhar tais procedimentos.

Uma vez finalizada a eleição deve ser realizada a Ata de Eleição, na qual constará os nomes das chapas concorrentes, quantos votos cada uma destas recebeu e o nome de cada um dos eleitos, para que função foram eleitos e os dados exigidos para fins de registro público da ata. Quanto aos dados exigidos, deve constar obrigatoriamente os dados previstos no artigo 2º do Provimento 61 do Conselho Nacional de Justiça.

As seguintes orientações têm como objetivo auxiliar nos atendimentos das associações estudantis da PUCRS em relação aos trâmites administrativos para pedidos de realização de eventos no Campus Universitário, bem como viabilizar a realização dos eventos por estas propostos.

Dos pedidos
Todos os pedidos dos Centros ou Diretórios Acadêmicos ou do Diretório Central de Estudantes devem ser apresentados na forma de ofício, contendo um anexo com detalhamento básico (conforme item 2 abaixo).

Fluxo do pedido: O pedido deve, primeiro, ser apresentado na Secretaria da respectiva Escola a qual o(s) curso(s) está(ão) vinculado(s) para um visto/ciente/parecer favorável do Decano(a) ou Coordenador(a) Administrativo(a) da Escola e, segundo, ser encaminhado à Secretaria do Setor de Relacionamento com a Representação Estudantil (SRRE) da Proiin, no Living 360° (prédio 15), sala 222, para análise e demais encaminhamentos.

Em caso de dúvida, sempre contatar com antecedência a Secretaria do SRRE pelo telefone (51) 3353-4956 ou via e-mail [email protected], para verificar disponibilidade de cada um dos espaços físicos desejados.

Do projeto do evento proposto
Para solicitar reserva de espaço físico para realização de um evento em espaço no Campus é essencial fornecer as informações básicas através de um projeto, contendo os seguintes itens (vide o Termo de Solicitação de Utilização de Espaço Físico em Formulários Disponíveis logo abaixo).

Prazos e espaços físicos
Os espaços físicos da PUCRS são bastante requisitados e, desta forma, quanto maior for a antecedência dos pedidos, melhor e maior é a possibilidade de sua realização. Os espaços que precisam de maior antecedência são normalmente os maiores, e que além de atenderem a demandas da comunidade interna atendem a comunidade em geral, como os Auditórios, a Rua da Cultura, o Teatro e espaços do Parque Esportivo.

Sempre que a associação de estudantes da PUCRS desejar realizar algum evento em espaço fechado da Universidade (auditórios, saguão de prédio, quadras esportivas, entre outros) é necessário apresentar uma solicitação por escrito neste sentido, observando o prazo de 45 dias de antecedência[1]. A mesma regra se aplica à Rua da Cultura. Quanto ao uso de espaços físicos abertos no Campus deve observar o respeito ao regular funcionamento das aulas e de eventuais outros eventos institucionais já programados para o mesmo horário, de forma a evitar colisão de eventos e não interferir nas aulas.

Vale lembrar que o fluxo para reserva é seguinte: 1º. o Centro Acadêmico, Diretório Acadêmico ou Diretório Central de Estudantes preenche o formulário de solicitação e apresenta para a Escola (Decano ou Coordenador Administrativo) para fins de visto e parecer favorável; 2º. Setor de Relacionamento com a Representação Estudantil da Proiin analisa a viabilidade de atender o pedido a partir das informações e disponibilidade de espaço e dá retorno à associação estudantil.

Seguem as mesmas orientações já apresentadas, porém, com algumas especificidades, a saber:

Rua da Cultura – a associação estudantil contata a Secretaria do SRRE/Poex para fins de saber sobre disponibilidade e já apresenta o projeto para fins de análise da viabilidade;

Parque Esportivo – a associação estudantil contata a secretaria do SRRE/Proiin para fins de saber sobre disponibilidade e já apresenta o projeto para fins de análise da viabilidade e, retorno, pois, em alguns casos é necessário incluir itens específicos como presença de bombeiros, ambulância.

Marketing
Em relação a divulgação de eventos acadêmicos, culturais, estudantis, entre outros relacionados a gestão de Centro Acadêmico, Diretório Acadêmico e Diretório Central de Estudantes, a Universidade orienta para que alguns cuidados sejam tomados:

Marca PUCRS – Se o evento envolver alguma marca PUCRS, ou seja, identidade visual de alguma logomarca da Universidade, de Escola, de cursos, etc., é necessário que a associação estudantil que está organizando o evento, antes de começar qualquer divulgação encaminhe para o SRRE/Proiin o material para fins de análise e aprovação, a partir de parecer da Assessoria de Comunicação da PUCRS;

Patrocínio – Havendo qualquer tipo de patrocínio para o evento, é necessário antes da divulgação haver um parecer favorável da Proaf, que irá analisar a viabilidade devido a contratos já existentes entre a Universidade e outras organizações.

Eventos com inscrições e pagamento de ingressos
Os eventos dos Centros e Diretórios Acadêmicos, incluindo o DCE, que forem realizados cobrando ingresso ou com inscrições pagas precisam seguir as orientações da Proaf, especialmente do Centro de Eventos da PUCRS – Cepuc (http://cepuc.pucrs.br/espacos-locaveis/), sendo necessário firmar contrato de locação do espaço e efetuar o pagamento dos custos com a utilização do espaço locado. Ao utilizar a infraestrutura da Universidade para atividades com cobrança de ingresso ou inscrição é preciso tramitar de acordo com um protocolo para estas situações. Nesse caso, o SRRE/Proiin diligencia no sentido de realizar a pré-reserva do espaço, que deve ser confirmada mediante realização do respectivo contrato de locação diretamente pelo interessado com o Cepuc ou Parque Esportivo.

Segurança
Todos os eventos necessitam de organização e comunicação. Quando o evento é promovido por associação estudantil é necessário comunicar previamente ao SRRE/Proiin para que este faça as tramitações internas e comunicação à Escola, ao Setor Vigilância da Universidade e demais instâncias que forem envolvidas. Conforme o número de participantes no evento a ser realizado pode ser necessário o acompanhamento de bombeiro civil.

Havendo dúvida, contatar com a secretaria do Setor de Relacionamento com a Representação Estudantil – SRRE, pelo telefone (51) 3353-4956 ou via e-mail [email protected].

As associações de representação estudantil têm um papel importante na vida acadêmica e na formação e crescimento pessoal dos alunos. São associações com personalidade jurídica própria, regidas por Estatutos próprios que estabelecem os direitos e deveres de seus associados, como se dará a gestão da associação, o que compete as assembleias deliberarem e se existe quórum específico para determinados assuntos, bem como o tempo de cada gestão e o processo eleitoral.

Na PUCRS, compete ao Setor de Relacionamento com a Representação Estudantil (SRRE), vinculado à Diretoria de Assuntos Comunitários da Proiin, receber, analisar, encaminhar e responder os pedidos apresentados pelas associações estudantis: Diretório Central de Estudantes – DCE, Centros e Diretórios Acadêmicos.

Uma das formas de apoio dado pela Universidade às associações estudantis é a possibilidade de firmarem convênio de repasse de valores pela PUCRS para a realização de atividades acadêmicas, culturais, sociais, científicas, desportivas e estudantis, voltadas a comunidade acadêmica, permitindo atingir os objetivos estatutários e institucionais comuns a associação estudantil e a PUCRS.

Para firmar convênio de repasse é requisito:
A legitimidade de representação estudantil conferida mediante processo eleitoral que atenda os seguintes requisitos democráticos:

a) Publicidade do processo eleitoral como um todo;

b) Coordenação imparcial de Comissão Eleitoral;

c) Participação efetiva dos discentes, vedada qualquer tipo de restrição para votar ou em quem se pode votar, ou seja, todos os associados devem ter a possibilidade de, querendo, inscrever chapas independentemente de contribuições ou mensalidades para a associação;

d) Eleição democrática, com publicação do edital de convocação de eleição e do regimento eleitoral observando o prazo regimental de no mínimo 30 (trinta) dias de antecedência entre a publicação do edital e a realização da eleição. A eleição e parte do prazo de inscrição de chapas deve ocorrer em dia letivo, de forma a possibilitar a ampla participação de alunos;

e) Ter a ata de eleição e posse devidamente registrada no competente Cartório de Registros Públicos de Pessoas Jurídicas da Porto Alegre.

Estar o CNPJ da associação regular perante a Receita Federal, ou seja, a situação de CNPJ ativo, o que pressupõe que a associação tenha realizado a declaração anual para a Receita Federal (Declaração de Informações Econômicas Fiscais de Pessoa Jurídica (DIPJ), o que a partir de 2016 passou a se dar através de Escrituração Contábil Fiscal – ECF).

A conta corrente bancária em nome da associação deve estar ativa para indicação no convênio.

Possuir contrato de comodato com a PUCRS para utilização de sala no Campus Universitário, na qual está a sede da associação, e observar rigorosamente todas as regras do contrato de comodato e normas da Universidade, das quais destaca-se:

a) Não realizar ou permitir qualquer tipo de comércio, direto ou indireto, de produtos ou serviços dentro do espaço cedido pela PUCRS à associação estudantil, inclusive xerox, digitação ou enquadramento de trabalhos acadêmicos nas normas da ABNT, bem como ações de publicidade de marketing, como, por exemplo, qualquer tipo de display, banner, backdrop ou distribuição de produtos para divulgação não autorizada de marcas no Campus Universitário;

b) A chave da sala dada em comodato é de responsabilidade do Presidente da associação e não pode ser disponibilizada em hipótese alguma para alunos que não integram a gestão ou para visitantes (não alunos);

c) Não destinar a sala dada em comodato para qualquer outra finalidade que não seja a de representação estudantil. É vedado o consumo de cigarros ou similares e bebida alcoólica no local, bem como é vedado armazenar produtos no local;

d) Respeitar o horário de funcionamento do Campus Universitário, de forma que a sala da associação fique aberta exclusivamente nos dias e horários em que tenha aula, ou seja, de segunda-feira até sexta-feira, nos turnos em que funcione o curso ao qual do Diretório ou Centro Acadêmico está vinculado, e sábados pelo turno da manhã.

Ter prestado contas aos alunos associados e para a PUCRS dos valores recebidos no convênio anterior. A prestação de contas para os alunos associados deve se dar em assembleia convocada para tratar desta pauta, com publicação prévia do edital de convocação no mural da associação e na página da PUCRS (com pedido de publicação protocolado na Proiin), ou se dar diretamente no mural e página eletrônica da associação, seguindo as orientações de prestações de contas da Universidade: planilha descrevendo valores recebidos, despesas havidas, finalidade das despesas, enquadramento da despesa no convênio, saldo existente quando do recebimento do repasse e, ao final do período, apresentação de todas as notas fiscais em nome da associação estudantil e dos extratos bancários da associação no período abrangido.

Importante: Na hipótese da gestão anterior da associação não ter prestado contas, deve a associação afixar no mural ou na página eletrônica da associação as deliberações feitas em assembleia chamada para tratar da falta de prestação de contas, devendo informar esta situação a todos associados, em especial o valor que foi recebido em decorrência do último convênio de repasse de valores firmado, o que faltou prestar contas e as medidas administrativas que foram adotadas com relação aos gestores anteriores (Presidente e Tesoureiro), conforme responsabilidades da executiva previstas no Estatuto da associação.

Como funciona o convênio de repasse de valores?

Da manifestação formal de interesse em firmar convênio, apresentação da documentação e tramitação.

Uma vez demonstrado que a associação estudantil preenche os requisitos acima indicados, a mesma poderá apresentar um pedido formal para firmar convênio de repasse de valores com a Universidade (vide modelo em Formulários Disponíveis logo abaixo) e anexar ao pedido a documentação exigida. A Proiin encaminha a documentação e uma minuta de convênio ou de termo aditivo (se a hipótese for de renovação do convênio) para exame e validação pela Procuradoria Jurídica da Universidade. Com o parecer favorável e visto da Procuradoria Jurídica, o convênio ou termo aditivo retorna para assinatura pela associação e, após, para assinaturas pela Universidade, o que se dá pela Pró-Reitoria de Identidade Institucional (Proiin) e Pró-Reitoria de Administração e Finanças (Proaf).

O prazo para tramitação interna e validação do convênio é, normalmente, de um mês e passa por diversas instâncias, conforme acima indicado.

Após as assinaturas pela Universidade, o convênio passa a ter vigência. O primeiro depósito na conta corrente da associação se dará em 12 (doze) dias úteis a contar do recebimento do convênio devidamente assinado.

Dos prazos para prestar contas

A contar do depósito inicial, a associação tem o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias úteis para realizar a primeira prestação de contas dos valores recebidos até aquela data. A prestação de contas seguinte e de fechamento do semestre se dará até o dia 10 de julho no primeiro semestre e dia 10 de dezembro no segundo semestre. Logo, serão no mínimo duas prestações de contas por semestre, devendo sempre ser dada ampla publicidade e acesso da prestação de contas aos associados, conforme previsto no convênio de repasses.

Modelo de Prestação de Contas

Está disponível um modelo de prestação de contas em Formulários Disponíveis (logo abaixo), o que se recomenda que seja adotado pelas associações estudantis para apresentação, juntamente com toda a documentação relacionada (extratos, notas fiscais e comprovantes de cada despesa lançada na prestação de contas).

Após elaborar a prestação de contas é necessário rubricar todas as páginas e assiná-la ao final.

Em caso de dúvida, entrar contato com o SRRE – Proiin pelo telefone (51) 3353-4956 ou via e-mail: [email protected].